グループウェアの採用によって、全社共通の情報基盤ができてから数年がたちました。 最初にデータベース（以下DB）を作って以降、業務の見直しや担当者の異動を経た結果、「DBの変更方法がわからず、不便さに目をつぶって運用している」「使えないので使わない」、そんなDBが情報基盤の上にあふれかえり、手がつけられない…。 こんな状態に陥っていませんか？
そんな時は、DBの情報を「組織にとって価値ある情報」として活かす運用に必要なことはなにか考えましょう。
増え続ける「使えないDB」
「情報基盤」としてグループウェアを採用し、業務のすきまを埋めるためのDBを自分たちで作成できるようになりました。 そのDBを作成する権限は、どこまで付与し、どう運用するのがよいのでしょうか。
エンドユーザーにも権限を付与して運用すると、情報システム部門への依頼が減ります。
しかし、何年も運用した結果、以下のような課題が出てきていませんか？
- DB担当者の異動・退職に伴い、メンテナンスができない
- 膨大な数（数百～数千）のDBができてしまった
- 部門ごとに同じようなDBが乱立している
- 使われていないDBが放置される一方で、ディスク増設が必要
このような課題はどう解決したらよいのでしょう？
情報基盤上に簡単にDBを作れるというメリットは維持しながら、メンテナンスし続けられるようにするには、どこまで権限を付与するか？のポリシーを決め、それに合わせた運用フローを整備することがポイントです。
作成・運用を一手に引き受ける！
エンドユーザーに権限を付与するのではなく、情報システム部門で作成・運用を一手に引き受けるとどうなるでしょう。
このような運用では以下のメリットがあります。
- 【無駄の排除】重複した用途のDBを作らない・作らせない
- 【業務ノウハウ共有】他部門のノウハウを別部門に横展開できる
- 【設計ノウハウの蓄積と維持管理】設計・運用ノウハウは情報システム部門に蓄積され維持管理ができる
- 【ポリシーの一貫性を維持】「標準機能で実現する」という一貫したポリシーでの運用が可能
しかし一方で、一手に引き受けるとなると、情報システム部門の負荷が高すぎる！そう思うかもしれません。
その解決策として、「業務に則した基本のテンプレートを作成しておくこと」が有効です。
「基本テンプレート」を業務に合わせてカスタマイズする運用にすれば、少し手を加えるだけで済むので、運用負荷も上がりません。 テンプレートを用意しておけば、システム化の相談を受けてから最短１週間で実現など、素早く形にすることもできます。
業務部門と役割分担する運用・notes移行について詳しくはこちらの記事を参考にしてください。
【参考記事】ワークフローを活用して市場変化に強い業務システムにしよう！
【参考記事】Notesは移行すべき？よくある課題と移行する場合のポイントについて
運用負荷を下げる！選ばれる「SmartDB」
情報システム部門で作成・運用を一手に引き受けるなら、そのツールは、できるだけカスタマイズ不要で、簡単なツールであって欲しいですよね。
「SmartDB」には、以下の特徴があります。
- 標準機能で実現できる範囲が広い
- プログラミング不要
- 作成・変更が簡単
「SmartDB」であれば、標準機能で実現できる範囲が広いので、作り込みはほとんど必要なし。
プログラミングの知識は不要です。WEBブラウザによる簡単な操作で作成できるので、エンドユーザーと実現イメージを画面で確認しながら、手戻りなく進められます。
また、運用に合わせてシステムを改善し、より生産性が上がるよう、標準化を進めていけるか？これもポイントです。
「SmartDB」は、変更が容易で柔軟なので、業務に寄り添って改善でき、PDCAサイクルを回していくことができます。
情報基盤には運用しながら育てていけるツールを
作り込まれているがために、変更が難しいシステムでは、運用に合わせて形を変えていくのが困難です。変更が容易であるということは、運用に合わせて、業務に寄り添っていけるということです。
その時に求められているシステムをすぐに実現できる情報基盤ツールは、もはや、なくてはならないものです。
「変更ができない」「業務に追従できない」。そのような「柔軟でない情報基盤」では、手間もコストもかかってしまいます。
業務の改善活動アイデアを素早く実現する。
業務に合わせてシステムを柔軟に変えていく。
その運用は「SmartDB」なら実現できます。
